Répondre à un appel d'offres avec l'IA : comment faire ?

Que lit l'agent dans le dossier de consultation ?

Tout le dossier : règlement de la consultation, cahier des charges, clauses administratives, annexes. Il fait souvent des centaines de pages. L'agent en sort ce dont votre équipe a besoin pour décider et pour écrire :

• les critères de jugement et leur pondération ;
• les pièces à fournir et leur format ;
• les dates : questions, visite, remise des offres ;
• les exigences qui pèsent : moyens demandés, pénalités, références attendues ;
• les points flous, à poser en question à l'acheteur.

Comment choisit-il les références et les profils ?

Il cherche dans vos anciennes réponses, vos comptes rendus, vos fiches de projet et vos CV, lus dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Chaque document y est relié aux autres par client, projet, méthode et équipe.

Il propose les projets les plus proches de la demande et les personnes qui y ont travaillé. Pour chaque référence, il cite le document d'où il la tire : vous vérifiez avant de la mettre dans l'offre.

Le mémoire technique, rédigé par une IA ?

Un premier jet en Word, construit critère par critère dans l'ordre du règlement, avec vos références, vos méthodes et vos équipes. Votre équipe part d'un document déjà rempli au lieu d'une page blanche.

Ce premier jet est à relire. Votre équipe ajuste le ton, renforce ce qu'elle veut mettre en avant et retire ce qui ne colle pas. Si l'offre se défend à l'oral, l'agent peut aussi préparer la présentation en PowerPoint.

Que garde votre équipe ?

Les décisions : y aller ou non, le prix, la stratégie, les engagements pris au nom de l'entreprise. Et la relecture finale.

Rien ne part chez l'acheteur sans qu'une personne de votre équipe ait relu et validé l'offre.

Pour quelles entreprises ?

Pour celles qui répondent régulièrement à des marchés publics ou privés : cabinets de conseil et d'études, bureaux d'ingénierie, entreprises de services, de travaux ou de maintenance.

Une équipe qui répond à plusieurs appels d'offres par mois passe souvent plus de temps à retrouver ses références et ses CV qu'à écrire. L'agent fait cette recherche, et votre équipe garde son temps pour écrire.

Qui construit l'agent, et comment ?

Des ingénieurs de Saména, diplômés de Télécom Paris et spécialisés en intelligence artificielle. Ils regardent d'abord comment vous répondez aujourd'hui : qui décide d'y aller, où sont vos références, comment est construit votre mémoire. Ils voient où l'agent vous fera gagner du temps, puis le construisent sur vos dossiers.

Deux semaines après le premier appel, un premier agent tourne. Ensuite, un interlocuteur dédié le fait évoluer avec vous.

Vos offres et vos prix restent-ils chez vous ?

Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox, lus en lecture seule, et Saména n'en conserve aucun. Ce que l'agent en tire est chiffré avec une clé propre à votre entreprise, sur des serveurs en France.

Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Tout est effaçable sur demande.

Questions fréquentes

Comment utiliser l'IA pour le mémoire technique d'un appel d'offres ?

Donnez-lui le règlement de consultation et l'accès à vos anciennes réponses. Un agent Saména prépare un premier jet en Word, critère par critère dans l'ordre du règlement, avec vos références, vos méthodes et vos CV, et cite le document d'où vient chaque élément. Votre équipe relit, ajuste le ton et valide avant le dépôt.

L'IA peut-elle répondre seule à un appel d'offres ?

Non. Elle prépare l'analyse, les références et un premier mémoire technique. Votre équipe relit, décide et dépose. Rien ne part sans validation humaine.

Faut-il ranger nos anciennes réponses avant de commencer ?

Non. L'agent les lit là où elles sont, dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox, sans tri ni remise en forme de votre part.

Est-ce réservé aux marchés publics ?

Non. L'agent lit tout dossier de consultation, public ou privé, et toute demande de proposition d'un client.

Peut-on travailler depuis Claude ou ChatGPT ?

Oui. Vos agents vivent dans l'application Saména, et sont aussi accessibles depuis Claude, ChatGPT ou Copilot.

Nos réponses servent-elles à entraîner une IA ?

Non. Le modèle que vous choisissez (Claude, des modèles d'OpenAI ou Mistral) tourne en Europe sans conserver vos données. Les serveurs sont en France.