L'IA dans un cabinet comptable : que peut prendre en charge un agent ?

Exemples d'agents que nous construisons pour les cabinets comptables

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent des pièces manquantes : rapproche les relevés bancaires et les justificatifs reçus, puis prépare la relance de chaque client avant la clôture.
• L'agent de la boîte de réception : trie les mails et pièces entrants, les rattache au bon dossier client et signale ce qui demande un collaborateur.
• L'agent des factures d'achat : lit les factures reçues en photo ou en PDF et prépare leur imputation dans votre logiciel de production.
• L'agent des échéances : suit les dates de TVA, de liasse et de déclarations sociales de chaque dossier et prévient le collaborateur quelques jours avant.
• L'agent de l'entrée en relation : prépare la lettre de mission et la liste des documents à demander à partir de l'appel avec le nouveau client.
• L'agent des questions clients : prépare la réponse aux questions courantes, échéance, pièce à fournir, avancement, à partir de vos notes et procédures.
• L'agent de la révision : relève les écarts entre la balance, les relevés et l'exercice précédent, et dresse la liste des points à justifier.
• L'agent du dossier de bilan : rassemble les échanges, les pièces et les points ouverts, et rédige la note de synthèse avant le rendez-vous.
• L'agent du tableau de bord client : prépare chaque mois une situation simple, chiffre d'affaires, trésorerie, charges, que le dirigeant comprend sans être comptable.
• L'agent du pilotage du cabinet : montre à l'expert-comptable, dossier par dossier, l'avancement de la production et les retards avant la saison fiscale.

Où part le temps d'un collaborateur, en dehors de la technique ?

Dans beaucoup de cabinets, une partie de la semaine passe à courir après des pièces, à répondre aux mêmes questions et à rechercher des documents éparpillés entre la messagerie, les dossiers partagés et les échanges avec le client.

Ce travail ne demande pas l'avis d'un expert. Un agent peut le reprendre, et le collaborateur garde son temps pour le dossier lui-même.

Relancer les clients pour les pièces manquantes ?

L'agent compare ce que le dossier attend à ce qui est arrivé : relevés, factures, justificatifs reçus par mail ou déposés sur votre espace d'échange. Il tient, client par client, la liste de ce qui manque et prépare la relance avec les pièces attendues et la date souhaitée.

La relance part après validation d'un collaborateur, ou seule pour un simple rappel si vous l'avez choisi. Les dossiers où rien n'arrive malgré les relances remontent au chef de mission.

Répondre aux questions qui reviennent ?

Les clients posent souvent les mêmes questions : une échéance, une pièce à fournir, l'avancement de leur dossier. L'agent prépare la réponse à partir des notes, des procédures et des modèles du cabinet, et cite le document d'où vient chaque information.

Sur un point fiscal ou social qui demande une analyse, il prépare les éléments du dossier et laisse la réponse à l'expert.

Préparer un dossier avant un rendez-vous ?

Avant un rendez-vous de bilan ou une demande de financement, il faut retrouver les derniers échanges, les documents reçus et les points restés ouverts. L'agent les rassemble et rédige une note de synthèse en Word, ou une présentation en PowerPoint.

Chaque point renvoie au document d'où il vient : le collaborateur vérifie en un clic au lieu de tout rouvrir.

Qu'est-ce qui reste au collaborateur ?

Tout ce qui engage le cabinet : la validation des écritures, la révision, les déclarations, le conseil, la signature et la relation avec le client. L'agent se branche sur votre logiciel de production au lieu de le remplacer, et il prépare le travail en amont.

Rien ne part chez un client sans qu'un collaborateur l'ait validé, sauf les messages simples que vous avez choisi d'automatiser.

Que deviennent les données de nos clients ?

Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Saména les lit en lecture seule, dans les dossiers que vous choisissez, et n'en garde aucune copie.

Ce que Saména en retient est chiffré avec une clé propre à votre cabinet. Les serveurs sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Saména peut aussi s'installer sur vos serveurs ou sur une instance dédiée, et tout s'efface sur demande.

Comment se passe la mise en place ?

Nos ingénieurs connaissent l'IA et les process. Ils commencent par regarder comment votre cabinet travaille : quels mails reviennent, quels dossiers se montent à la main, où partent les heures. Ils vous disent où un agent vaut la peine, puis le construisent, branché sur vos outils.

Tout part d'un appel. Vous autorisez l'accès à vos outils en deux clics, sans mot de passe, et deux semaines après l'appel un premier agent tourne. Vos collaborateurs s'en servent dans l'application Saména, et aussi depuis Claude, ChatGPT ou Copilot.

Ensuite, un interlocuteur dédié fait évoluer vos agents et en ajoute quand un nouveau besoin apparaît. Il y a un forfait de mise en service, puis un abonnement mensuel pour tout le cabinet, utilisateurs illimités.

Questions fréquentes

Un agent IA peut-il tenir la comptabilité du cabinet ?

Il en prépare une bonne part : imputation des factures, rapprochements, points à justifier. La validation des écritures, la révision et la production des comptes restent à vos collaborateurs.

Peut-on brancher l’agent sur notre logiciel de production comptable ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, logiciel de production, messagerie, espace d'échange avec les clients, sans vous faire changer d'outil.

Un mail peut-il partir chez un client sans relecture ?

Par défaut, non : l'agent prépare et un collaborateur valide. Pour des messages simples, comme un rappel de pièces, vous pouvez choisir de les laisser partir seuls.

Peut-on commencer avec un seul pôle ?

Oui. Vous pouvez démarrer avec un service et un premier agent, puis élargir au reste du cabinet quand vous le voulez.

Le prix dépend-il du nombre d'utilisateurs ?

Non. L'abonnement couvre tout le cabinet, utilisateurs illimités, et son montant dépend des agents construits pour vous. Les tarifs se donnent à l'appel.