Comment automatiser le traitement des mails avec l'IA ?

Que fait l'agent quand un mail arrive ?

Il fait le premier tri et prépare le travail de la personne qui va répondre :

• Il classe le mail : demande de devis, réclamation, facture, question d'un client, ce qui peut attendre.
• Il l'envoie vers la bonne personne ou la bonne équipe, et signale ce qui est urgent.
• Il résume un fil de quarante messages en quelques lignes : ce qui est demandé, ce qui a été promis, ce qui reste ouvert.
• Il prépare la réponse aux demandes simples, comme l'envoi d'un document ou une information déjà écrite quelque part.
• Pour un mail délicat, il rassemble les échanges passés et les documents utiles, et propose un brouillon.

Et la boîte partagée, contact@ ou devis@ ?

C'est souvent là que ça déborde. Plusieurs personnes lisent la même boîte, personne ne sait qui a répondu, et un mail reste sans réponse pendant trois jours.

Prenez une entreprise qui reçoit des centaines de mails par jour sur une adresse commune : une partie de la matinée passe à trier avant de traiter quoi que ce soit. L'agent fait ce tri au fil de l'eau, attribue chaque mail et montre ce qui attend encore.

Comment savoir que la réponse est juste ?

L'agent s'appuie sur vos documents, lus dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox, et sur vos échanges passés.

Chaque information qu'il avance renvoie à sa source. La personne qui relit voit d'où vient le délai, le prix ou la pièce jointe proposés, et corrige si besoin.

Qui valide avant l'envoi ?

Toujours une personne de votre équipe. L'agent prépare, elle relit et envoie. Rien ne part sans validation humaine, même pour une réponse simple.

Vous décidez avec nos ingénieurs des types de mails que l'agent prépare et de ceux qu'il laisse entièrement à vos équipes.

Faut-il changer de messagerie ?

Non. L'agent se branche sur la vôtre, sur mesure. L'accès s'autorise en deux clics, sans mot de passe à nous transmettre.

Vos équipes retrouvent l'agent dans l'application Saména, et aussi depuis Claude, ChatGPT ou Copilot si elles s'en servent déjà.

Qui le construit, et que se passe-t-il ensuite ?

Des ingénieurs de Saména, diplômés de Télécom Paris et spécialisés en intelligence artificielle. Ils regardent d'abord comment les mails circulent chez vous : quelles boîtes, quelles demandes reviennent, qui répond à quoi. Ils repèrent où un agent fait gagner du temps et où une personne doit garder la main.

Deux semaines après le premier appel, un premier agent tourne. Un interlocuteur dédié le fait ensuite évoluer : un nouveau type de demande, une autre boîte, une autre équipe.

Que deviennent vos mails ?

Ce que l'agent en tire est chiffré avec une clé propre à votre entreprise, sur des serveurs en France, et effaçable sur demande.

Vous choisissez le modèle qui les lit : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Saména peut aussi tourner sur vos propres serveurs ou sur une instance dédiée.

Questions fréquentes

L'IA peut-elle répondre seule aux mails ?

Non. L'agent prépare la réponse, une personne la relit et l'envoie. Rien ne part sans validation humaine.

Faut-il une messagerie particulière ?

Non. Votre messagerie se branche sur mesure. Nous regardons la vôtre pendant l'appel découverte.

Peut-on commencer par une seule boîte ?

Oui. Vous pouvez démarrer avec un service et un premier agent, par exemple sur votre boîte de contact, puis élargir quand vous le voulez.

Les mails de nos clients servent-ils à entraîner une IA ?

Non. Le modèle que vous choisissez (Claude, des modèles d'OpenAI ou Mistral) tourne en Europe sans conserver vos données. Les serveurs sont en France.

Le prix dépend-il du nombre d'utilisateurs ?

Non. L'abonnement mensuel couvre toute l'entreprise, utilisateurs illimités, et dépend des agents construits. Les montants se donnent pendant l'appel découverte, offert et sans engagement.