Cabinet de recrutement ou service RH : que peut reprendre un agent IA ?

Exemples d'agents que nous construisons pour le recrutement et les RH

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent de prise de brief : transforme les notes ou l'enregistrement du brief en fiche de poste et en annonce, dans vos modèles.
• L'agent des candidatures : lit chaque CV reçu, le range dans votre logiciel de recrutement et résume ce qu'il montre au regard du brief.
• L'agent du vivier : retrouve les candidats déjà rencontrés pour un poste proche, avec leurs comptes rendus d'entretien.
• L'agent de planification : propose des créneaux d'entretien au candidat et au manager, puis envoie les confirmations une fois le créneau choisi.
• L'agent de compte rendu : met au propre les notes d'entretien et prépare le dossier de présentation du candidat au format du cabinet.
• L'agent de relance : suit les candidats sans réponse et les clients sans retour sur une short-list, et prépare ou envoie les relances simples.
• L'agent d'onboarding : liste les pièces du dossier d'embauche, relance le nouvel arrivant et prépare son premier jour avec le manager.
• L'agent RH des salariés : répond sur Teams ou WhatsApp aux questions de congés, de mutuelle ou d'accord d'entreprise, en citant le document.
• L'agent de conservation : signale les candidatures plus anciennes que votre durée de conservation, pour que vous décidiez de les effacer.
• L'agent de pilotage : prépare chaque semaine l'état des postes ouverts, des candidats en cours et des délais de recrutement.

Rédiger la fiche de poste et l'annonce après le brief ?

Après la prise de brief avec le client ou le manager, il faut une fiche de poste propre et une annonce. L'agent part de vos notes de brief et des fiches de postes comparables déjà écrites, et prépare les deux dans vos modèles Word.

Une fois l'annonce validée par le consultant, l'agent peut la publier sur les sites d'emploi où vous êtes déjà présents.

Lire les candidatures sans y passer la journée ?

Pour un poste, les CV arrivent par dizaines. L'agent lit chaque candidature et en sort l'essentiel au regard du brief : parcours, compétences demandées qu'on y retrouve, points à creuser en entretien, avec le passage du CV d'où vient chaque élément.

Il n'écarte aucun candidat : le recruteur décide, CV en main, avec un résumé fiable pour chacun.

Mettre au propre les comptes rendus d'entretien ?

Pendant l'entretien, les notes sont prises vite. L'agent en tire le compte rendu, puis le dossier de présentation du candidat au format de votre cabinet ou de votre entreprise : parcours, motivations, points forts et points de vigilance relevés par le consultant.

Le consultant peut aussi dicter ses impressions en sortant de l'entretien : l'agent les range dans le dossier du candidat, prêtes à relire avant l'envoi au client.

Relancer candidats et clients sans rien oublier ?

Un candidat attend une réponse, un client n'a pas fait de retour sur une short-list, un dossier d'embauche attend encore des pièces. L'agent dresse la liste de ce qui est en attente et prépare les relances et les réponses.

Les messages simples, comme un accusé de réception ou une proposition de créneau, peuvent partir automatiquement si vous le choisissez ; les autres sont relus avant l'envoi.

Répondre aux questions RH des salariés ?

Dans le service RH d'une PME, les mêmes questions reviennent : poser un congé, la mutuelle, une note de frais, ce que prévoit l'accord d'entreprise. Les salariés les posent à l'agent, sur l'intranet, Teams ou WhatsApp, et il répond avec vos procédures et vos accords en citant le document d'où vient la réponse.

Pour un nouvel arrivant, il liste les pièces du dossier d'embauche et ce qui manque encore. Une situation individuelle qui demande une analyse est transmise au responsable RH.

Où vont les données de nos candidats ?

Les CV et les notes d'entretien sont des données personnelles. La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un candidat non retenu plus de deux ans après le dernier contact, et de l'en informer. Vos règles de conservation restent les vôtres : Saména travaille dans les dossiers que vous choisissez, et ce qu'il en a retenu s'efface sur demande.

Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Saména les lit en lecture seule et n'en garde aucune copie ; ce qu'il en retient est chiffré avec une clé propre à votre entreprise. Les serveurs de traitement sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Si vos exigences l'imposent, Saména peut s'installer sur votre propre infrastructure.

Par où commencer ?

Par un appel d'une demi-heure. Nous regardons comment votre équipe travaille, du brief à l'arrivée du candidat, avec quels outils, et choisissons ensemble le premier agent à construire.

Nos ingénieurs le construisent sur vos outils : il tourne en général deux semaines après l'appel, dans l'application Saména et aussi depuis Claude, ChatGPT ou Copilot. Ils restent ensuite pour le faire évoluer et construire les suivants. Il y a un forfait de mise en service, puis un abonnement mensuel ; les montants se donnent pendant l'appel.

Questions fréquentes

Saména travaille-t-il déjà dans le recrutement ?

Saména travaille aujourd'hui avec un cabinet de conseil, un bureau d'études en ingénierie environnementale et un réseau de garages automobiles, et chaque agent est construit sur la façon de travailler de l'entreprise qui l'utilise. Le premier appel sert à voir ce qu'un agent reprendrait chez vous.

L'agent choisit-il les candidats à notre place ?

Non. Il lit et résume les candidatures, et chaque élément renvoie au CV. La présélection, les entretiens et le choix restent à vos recruteurs.

Peut-on brancher l'agent sur notre logiciel de recrutement ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, logiciel de recrutement, SIRH, messagerie, agenda, SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Nous regardons pendant l'appel comment nous brancher sur les vôtres.

Un message peut-il partir chez un candidat sans relecture ?

Seulement si vous le choisissez, pour des messages simples comme un accusé de réception ou une confirmation de créneau. Tout le reste est validé par une personne de votre équipe avant l'envoi.