L'IA dans un office notarial : que peut préparer un agent sans toucher à la responsabilité du notaire ?

Exemples d'agents que nous construisons pour les offices notariaux

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent d'ouverture de dossier : lit le mail de l'agence ou du client, dresse la liste des pièces à réunir et prépare les demandes à chaque partie.
• L'agent de tri du courrier : range les mails, diagnostics et réponses des administrations dans le bon dossier et prévient le clerc en charge.
• L'agent des pièces : tient pour chaque vente la liste de ce qui est arrivé et de ce qui manque, et relance le vendeur, l'acquéreur ou le syndic.
• L'agent des délais : suit la purge du droit de préemption, la date limite d'obtention du prêt et les conditions suspensives, et alerte avant chaque échéance.
• L'agent d'avant-contrat : remplit la trame de l'office à partir des pièces reçues, chaque élément renvoyant à la pièce d'où il vient.
• L'agent de succession : lit relevés, actes et réponses des banques, en sort l'actif et le passif mentionnés, et prépare les courriers aux héritiers.
• L'agent de contrôle : relit un projet avant la signature et signale une surface, un prix ou une référence cadastrale qui ne concorde pas avec les pièces.
• L'agent d'accueil client : répond aux clients qui demandent où en est leur vente, à partir du dossier, par mail ou par WhatsApp.
• L'agent des précédents : retrouve un acte ou une clause que l'office a déjà rédigés pour une situation proche, avec le dossier d'où ils viennent.
• L'agent du tableau de bord : prépare chaque semaine pour le notaire les signatures à venir, les dossiers bloqués et les pièces encore attendues.

Savoir ce qui manque dans un dossier de vente ?

Titre de propriété, diagnostics, état civil des parties, documents d'urbanisme, pièces de copropriété : les pièces arrivent par morceaux, du vendeur, de l'acquéreur, de l'agence ou du syndic. L'agent lit le dossier, dresse la liste de ce qui est arrivé et de ce qui manque, et relance chacun avec la liste précise de ses pièces.

La relance part après validation du clerc, ou automatiquement si l'office l'a choisi pour ce type de message. Chaque matin, le clerc voit quels dossiers sont prêts pour l'avant-contrat.

Préparer un premier projet d'avant-contrat ?

Une fois les pièces réunies, l'agent remplit la trame Word de l'office : parties, désignation du bien, origine de propriété, liste des diagnostics annexés, conditions suspensives retenues lors du rendez-vous. Chaque élément renvoie à la pièce d'où il vient.

Le clerc reprend ce projet dans votre logiciel de rédaction. Avant la signature, l'agent peut aussi relire le projet d'acte et signaler ce qui ne concorde pas avec les pièces : surface, prix, références cadastrales, identité des parties.

Lire un dossier de succession et en sortir l'essentiel ?

Un dossier de succession mêle relevés bancaires, actes antérieurs, contrats, courriers des héritiers et réponses des organismes. L'agent le lit et en sort une note : biens et dettes mentionnés, documents qui les établissent, réponses attendues et pièces manquantes. Il prépare aussi les courriers aux banques et aux héritiers.

Il suit ensuite les réponses attendues et relance les organismes qui n'ont pas répondu, pour que le dossier avance sans que personne tienne la liste à la main.

Répondre aux clients qui demandent où en est leur dossier ?

Les mêmes questions reviennent tous les jours : où en est la vente, quelles pièces fournir, quand signer. L'agent prépare la réponse à partir du dossier et des procédures de l'office, et cite le document d'où vient chaque information.

Le collaborateur relit avant l'envoi, ou l'office laisse partir seules les réponses simples, comme la liste des pièces attendues ou la date de signature fixée. Une question qui demande un conseil est transmise au notaire.

Retrouver un acte ou un dossier passé ?

Les dossiers de l'office s'accumulent d'une année sur l'autre et d'un collaborateur à l'autre. Saména lit vos dossiers et retrouve un dossier passé par client, bien ou type d'opération, en citant la source.

Vous posez ensuite la question comme à un collègue qui aurait tout lu :

• Avons-nous déjà reçu une vente dans cette copropriété ?
• Qui a suivi la donation de cette famille il y a quelques années ?
• Quelle clause avions-nous retenue pour une vente avec réserve d'un droit d'usage ?

Où vont nos dossiers, et le secret professionnel ?

Le secret professionnel vaut pour tout outil que l'office utilise, et le notaire reste seul responsable de l'acte. Avec Saména, l'agent prépare, le notaire décide et signe.

Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Saména les lit en lecture seule et n'en garde aucune copie. Ce qu'il en retient est chiffré avec une clé propre à votre office. Les serveurs de traitement sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Si vos exigences l'imposent, Saména s'installe sur votre propre infrastructure, et tout s'efface sur demande.

Par où commencer ?

Par un appel d'une demi-heure. Nous regardons comment votre office travaille, de l'ouverture d'un dossier à la signature, avec quels outils, et choisissons ensemble le premier agent à construire.

Nos ingénieurs le construisent sur vos outils : il tourne en général deux semaines après l'appel, dans l'application Saména et aussi depuis Claude, ChatGPT ou Copilot. Ils restent ensuite pour le faire évoluer et construire les suivants. Il y a un forfait de mise en service puis un abonnement mensuel, dont les montants sont donnés pendant l'appel.

Questions fréquentes

Peut-on brancher l'agent sur notre logiciel de rédaction d'actes ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, logiciel de l'office, messagerie, agenda, SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Nous regardons pendant l'appel comment nous brancher sur le vôtre.

L'agent rédige-t-il les actes authentiques ?

Non. Il prépare des listes de pièces, des notes et des premiers projets dans vos trames. La rédaction de l'acte, son contrôle et sa signature restent au notaire, seul responsable de l'acte.

Un message peut-il partir chez un client sans relecture ?

Seulement si vous le choisissez, et pour des messages simples comme une relance de pièces ou un accusé de réception. Tout le reste est validé par un collaborateur de l'office avant l'envoi.

Saména travaille-t-il déjà avec des notaires ?

Saména travaille aujourd'hui avec un cabinet de conseil, un bureau d'études en ingénierie environnementale et un réseau de garages automobiles, et chaque agent est construit sur la façon de travailler de l'entreprise qui l'utilise. Le premier appel sert à voir ce qu'un agent reprendrait chez vous.