L'IA chez un syndic de copropriété : que peut reprendre un agent ?

Exemples d’agents que nous construisons pour un syndic de copropriété

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent des demandes de copropriétaires : lit les mails et les messages vocaux entrants, ouvre le bon ticket dans votre logiciel et prépare la réponse.
• L'agent de convocation : monte l'ordre du jour depuis les demandes du conseil syndical et vérifie, résolution par résolution, que chaque pièce est jointe.
• L'agent du procès-verbal : rédige le PV dans votre modèle à partir de la feuille de présence, des votes et des notes de séance.
• L'agent des sinistres : lit les photos et le constat envoyés par le copropriétaire, ouvre le dossier et relance l'assureur et l'entreprise jusqu'à la clôture.
• L'agent des devis : lit les devis de travaux reçus, les compare poste par poste et prépare le tableau présenté au conseil syndical.
• L'agent des échéances : surveille la fin des contrats d'entretien, les contrôles périodiques des équipements et la fin des mandats, et vous prévient à temps.
• L'agent des travaux votés : suit chaque chantier décidé en assemblée, relance l'entreprise qui tarde et tient le conseil syndical informé.
• L'agent des visites d'immeuble : le gestionnaire envoie photos et note vocale sur WhatsApp, l'agent en tire le compte rendu et la liste des interventions.
• L'agent de l'historique : retrouve en quelle année une décision a été votée et cite le procès-verbal d'où elle vient.
• L'agent du rapport au conseil syndical : prépare chaque trimestre le point sur les demandes, les sinistres et les travaux de chaque immeuble.

Préparer la convocation d’assemblée générale ?

Sauf urgence, la convocation doit être notifiée au moins 21 jours avant l'assemblée, avec ses pièces : ordre du jour, projets de résolutions, formulaire de vote par correspondance, devis et contrats soumis au vote, et les annexes comptables quand l'approbation des comptes est à l'ordre du jour.

L'agent prépare l'ordre du jour à partir des demandes du conseil syndical, des mails des copropriétaires et du dernier procès-verbal. Il vérifie, résolution par résolution, que chaque pièce est là, signale par exemple un devis manquant, et prépare l'envoi dans votre logiciel pour que le gestionnaire n'ait plus qu'à valider.

Rédiger le procès-verbal d’assemblée ?

Après l'assemblée, l'agent rédige le procès-verbal dans votre modèle à partir de la feuille de présence, des votes et des notes prises en séance, même dictées. Il prépare aussi la liste des copropriétaires opposants ou absents et non représentés, à qui le procès-verbal doit être notifié dans le mois, et les courriers de notification.

Répondre aux copropriétaires et au conseil syndical ?

Un appel de fonds, une question sur les charges, une fuite signalée par mail ou par téléphone : l'agent identifie l'immeuble et le lot, ouvre la demande dans votre logiciel et prépare la réponse à partir du règlement de copropriété, des procès-verbaux, des contrats et des échanges précédents, en citant ses sources.

Pour un message simple, comme un accusé de réception ou une pièce demandée par le conseil syndical, il peut répondre lui-même si vous l'avez choisi. Le reste attend la relecture du gestionnaire.

Comparer des devis et suivre les sinistres ?

Avant une assemblée, l'agent lit les devis reçus pour des travaux et les présente dans un tableau comparable : postes, montants, délais, ce que chaque entreprise inclut ou non.

Pour un sinistre, il lit la déclaration et les photos du copropriétaire, ouvre le dossier, liste les pièces (constat, rapport d'expertise, devis de remise en état) et ce qui manque, puis relance l'assureur ou l'entreprise jusqu'à la clôture.

Retrouver une décision dans l’historique d’un immeuble ?

Les décisions d'un immeuble s'étalent sur des années de procès-verbaux, de contrats et de mails. Vous posez la question comme à un collègue qui aurait tout lu :

• En quelle année l’assemblée a-t-elle voté le ravalement de cet immeuble ?
• Quel contrat d’entretien de l’ascenseur est en cours, et jusqu’à quand ?
• Quels immeubles ont voté des travaux de toiture ces dernières années ?

Où vont les documents de nos copropriétés ?

Les dossiers d'une copropriété contiennent les noms, les adresses et les comptes des copropriétaires. Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox ; Saména les lit en lecture seule et n'en garde aucune copie.

Ce que Saména en retient est chiffré avec une clé propre à votre cabinet. Les serveurs de traitement sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Si vos exigences l'imposent, Saména s'installe sur votre propre infrastructure, et tout s'efface sur demande.

Par où commencer ?

Tout part d'un appel d'une demi-heure : nous regardons comment vos gestionnaires travaillent, de la préparation des assemblées au suivi des sinistres, et sur quels outils.

Nos ingénieurs construisent ensuite les agents sur votre façon de faire, branchés sur vos documents, votre messagerie et votre logiciel de syndic. En général, un premier agent tourne deux semaines après l'appel, dans l'application Saména, sur WhatsApp ou depuis Claude, ChatGPT ou Copilot.

Nous restons ensuite pour faire évoluer vos agents et en ajouter. Il y a un forfait de mise en service, puis un abonnement mensuel ; les montants se donnent pendant l'appel.

Questions fréquentes

Saména travaille-t-il déjà avec des syndics ?

Saména travaille aujourd'hui dans le conseil, l'ingénierie environnementale et un réseau de garages automobiles, et chaque agent est construit sur la façon de travailler de l'entreprise qui l'utilise. Le premier appel sert à voir ce qu'un agent reprendrait chez vous.

Peut-on brancher l’agent sur notre logiciel de gestion de copropriété ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, logiciel de syndic, messagerie, téléphone ou dossiers partagés. Vous ne changez pas de logiciel.

L’agent envoie-t-il les convocations lui-même ?

Vous choisissez. Par défaut, il prépare la convocation et ses pièces, et le gestionnaire valide l'envoi. Pour des messages simples, comme un accusé de réception, il peut envoyer seul si vous l'avez décidé.

Peut-on commencer avec le portefeuille d’un seul gestionnaire ?

Oui. Vous pouvez démarrer avec quelques immeubles et un premier agent, puis élargir quand vous le voulez.