Comment analyser un dossier complexe avec l'IA ?

Qu'est-ce qui rend un dossier difficile à suivre ?

Sa taille, d'abord : un contrat et ses avenants, un dossier client ouvert depuis trois ans, un projet de construction, un dossier réglementaire. Des centaines de pages, que personne n'a le temps de relire en entier.

Ensuite, l'information est éparpillée. Une partie est dans les fichiers, une autre dans les mails, une autre encore dans la tête de la personne qui suivait le dossier avant vous.

Que contient la synthèse ?

Une page, qui se lit en quelques minutes avant une réunion ou un appel :

• l'essentiel : les parties, ce qui est demandé, où en est le dossier ;
• pour chaque point, le document d'où il vient ;
• les incohérences : un montant qui change d'un document à l'autre, une date qui ne colle pas ;
• les échéances et les engagements pris ;
• ce qui manque : une pièce attendue jamais reçue, une question restée sans réponse.

Pourquoi chaque point a-t-il sa source ?

Une synthèse sans source, il faut la croire sur parole, et sur un dossier qui engage l'entreprise, c'est un risque.

Avec la source, vous ouvrez le passage qui compte, et seulement celui-là. Vous vérifiez une clause ou un chiffre en lisant une page au lieu de cent.

Mails et fichiers, lus ensemble ?

Oui. L'agent lit vos dossiers dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox, en lecture seule. Votre messagerie et vos outils métier se branchent sur mesure.

Chaque document est relié aux autres par client, projet et équipe, dans les mots de votre métier. Le mail qui a changé une date se retrouve à côté du contrat qu'il modifie.

Et la charge mentale ?

Ce qui pèse sur un dossier lourd, c'est de tout garder en tête : la date de l'avenant, le chiffre qui a changé, ce qui a été promis dans un mail il y a six mois.

L'agent garde le fil à votre place. Quand vous reprenez le dossier, vous lui demandez « où en est-on ? » ou « qu'est-ce qui a changé depuis la dernière réunion ? », dans l'application Saména, ou depuis Claude, ChatGPT ou Copilot.

Que garde la personne qui suit le dossier ?

Le jugement : ce qui compte vraiment, ce qu'on répond, ce qu'on décide. L'agent lit et rassemble, il ne tranche pas à votre place.

S'il prépare une note, un courrier ou une présentation à partir de la synthèse, en Word ou en PowerPoint, une personne la relit. Rien ne part sans validation humaine.

Qui construit cet agent ?

Des ingénieurs de Saména, diplômés de Télécom Paris et spécialisés en intelligence artificielle. Ils regardent d'abord comment vos dossiers vivent : où ils sont rangés, qui les suit, ce qui se perd en route. Ils voient où un agent vous soulage, puis le construisent sur vos outils.

Deux semaines après le premier appel, un premier agent tourne. Un interlocuteur dédié le fait ensuite évoluer avec vos dossiers et vos équipes.

Questions fréquentes

Quelle IA choisir pour analyser des documents ?

Pour un ou deux documents, un assistant comme ChatGPT, Claude ou Copilot, sur un compte de l'entreprise, suffit : vous déposez les fichiers, il résume. Quand le dossier compte des dizaines de pièces et de mails, et qu'il en arrive chaque semaine, un agent branché là où vivent vos dossiers lit tout et cite la source de chaque point. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Ils tournent en Europe, sans conservation de vos données.

L'agent lit-il tout le dossier ?

Il lit les documents du dossier que vous lui ouvrez, mails compris, et chaque point de la synthèse renvoie à celui d'où il vient.

Peut-on se fier à la synthèse ?

Chaque point renvoie au document d'où il vient. Vous vérifiez les passages qui décident avant d'agir.

Nos dossiers sont-ils copiés chez Saména ?

Non. Saména lit vos dossiers en lecture seule, là où ils sont, et ne garde aucun fichier. Ce que l'agent en tire est chiffré avec une clé propre à votre entreprise, sur des serveurs en France, et effaçable sur demande.

Nos documents servent-ils à entraîner une IA ?

Non. Le modèle que vous choisissez (Claude, des modèles d'OpenAI ou Mistral) tourne en Europe sans conserver vos données.

Combien ça coûte ?

Un forfait de mise en service, calculé sur le volume de vos documents, puis un abonnement mensuel pour toute l'entreprise, utilisateurs illimités. Les montants se donnent pendant l'appel découverte de 30 minutes, offert et sans engagement.