IA et gestion des sinistres : que peut reprendre un agent sur un dossier complexe ?

Exemples d'agents que nous construisons pour la gestion des sinistres

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent de déclaration : lit la déclaration reçue par mail, formulaire ou téléphone, ouvre le dossier dans votre outil de gestion et liste les pièces à demander.
• L'agent de tri des entrées : range photos, devis, factures et rapports reçus dans le bon dossier et prévient le gestionnaire concerné.
• L'agent des pièces : tient la liste de ce qui manque dans chaque dossier et relance l'assuré, l'expert ou le courtier.
• L'agent d'expertise : résume chaque rapport d'expertise avec la page de chaque information et signale ce qui a changé depuis le précédent.
• L'agent des garanties : rapproche les circonstances du sinistre des conditions particulières et générales, et indique au gestionnaire les clauses à examiner.
• L'agent des délais : suit les délais de déclaration, d'expertise et de règlement de chaque dossier, et alerte avant qu'un dossier ne s'endorme.
• L'agent de contrôle des factures : compare devis, factures et montants évalués par l'expert, et signale les écarts avant le règlement.
• L'agent de recours : réunit les pièces qui établissent la responsabilité du tiers, dresse la chronologie et prépare la note de recours.
• L'agent de terrain : répond sur WhatsApp à l'expert ou à l'inspecteur en visite, et range dans le dossier les photos et notes vocales qu'il envoie.
• L'agent de pilotage : prépare chaque semaine pour le responsable du service l'état des dossiers ouverts, des provisions et des recours en cours.

Savoir ce que contient un dossier et ce qui manque ?

Déclaration de sinistre, constat, photos, devis, factures, conditions particulières de la police, échanges avec l'assuré et le courtier : un dossier complexe s'épaissit vite. L'agent le lit, dresse la liste des pièces reçues et de celles qui manquent, et prépare la demande de pièces à chacun.

Les relances partent après validation, ou automatiquement pour une simple demande de pièce si vous l'avez choisi. Chaque matin, le gestionnaire voit quels dossiers sont complets et lesquels attendent encore quelqu'un.

Lire un rapport d'expertise et en sortir l'essentiel ?

Un rapport d'expertise sur un incendie ou un dégât des eaux en entreprise fait souvent des dizaines de pages, avec ses annexes. L'agent en sort une synthèse : causes et circonstances retenues, dommages constatés, montants évalués, réserves de l'expert, chaque point renvoyant à la page d'où il vient. D'un rapport à l'autre, il signale ce qui a changé.

Il rapproche aussi les montants retenus des devis et factures du dossier, et signale les écarts à examiner avant le règlement.

Préparer les courriers à l'assuré, à l'expert et aux tiers ?

Accusé de réception, demande de pièces, point d'étape, courrier qui expose la position prise : l'agent les prépare dans vos modèles Word, à partir du dossier et des derniers échanges.

Le courrier qui annonce une prise en charge ou un refus reprend la décision du gestionnaire et part après sa validation. Un accusé de réception ou une demande de pièce peut partir automatiquement si vous le choisissez.

Instruire un recours contre un tiers responsable ?

Pour exercer un recours, il faut rassembler ce qui établit la responsabilité du tiers et le montant réglé : rapport d'expertise, constat, témoignages, quittances, échanges avec l'assureur adverse. L'agent réunit ces pièces, dresse la chronologie du dossier et prépare un projet de note de recours, chaque fait renvoyant à sa source.

Il repère aussi, dans les dossiers réglés, ceux où un tiers semble en cause et où aucun recours n'a été ouvert, et suit les délais de prescription des recours en cours.

Retrouver un dossier comparable ou une procédure interne ?

Les dossiers clos et les procédures de gestion contiennent les réponses aux questions que se posent les gestionnaires chaque jour. Saména lit ces documents et retrouve un dossier comparable par type de sinistre, garantie ou expert, en citant la source.

Vous posez ensuite la question comme à un collègue qui aurait tout lu :

• Avons-nous déjà eu un sinistre en perte d'exploitation chez un client de ce secteur ?
• Quelle est notre procédure quand un deuxième expert est mandaté ?
• Quels recours avons-nous exercés contre cet assureur ces dernières années ?

Où vont les dossiers de nos assurés ?

Un dossier de sinistre contient les données personnelles des assurés et des tiers. Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Saména les lit en lecture seule et n'en garde aucune copie. Ce qu'il en retient est chiffré avec une clé propre à votre entreprise.

Les serveurs de traitement sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Si vos exigences l'imposent, Saména s'installe sur votre propre infrastructure, et tout s'efface sur demande.

Par où commencer ?

Par un appel d'une demi-heure. Nous regardons comment vos gestionnaires travaillent, de l'ouverture du dossier au règlement et au recours, avec quels outils, et choisissons ensemble le premier agent à construire.

Nos ingénieurs le construisent sur vos outils : il tourne en général deux semaines après l'appel, dans l'application Saména et aussi depuis Claude, ChatGPT ou Copilot. Ils restent ensuite pour le faire évoluer et construire les suivants. Il y a un forfait de mise en service puis un abonnement mensuel, dont les montants sont donnés pendant l'appel.

Questions fréquentes

L'agent décide-t-il de la prise en charge d'un sinistre ?

Non. L'agent lit, résume, vérifie et prépare. La position sur la garantie, la provision, le règlement et le recours restent au gestionnaire.

Peut-on brancher l’agent sur notre outil de gestion des sinistres ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, outil de gestion des sinistres, messagerie, téléphonie, SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Nous regardons pendant l'appel comment nous brancher sur le vôtre.

Peut-on commencer par une seule équipe ou un seul type de sinistre ?

Oui. Vous pouvez démarrer avec une équipe et un premier agent, par exemple sur les dommages aux biens des entreprises, puis élargir quand vous le voulez.

Saména travaille-t-il déjà avec des assureurs ou des gestionnaires de sinistres ?

Saména travaille aujourd'hui avec un cabinet de conseil, un bureau d'études en ingénierie environnementale et un réseau de garages automobiles, et chaque agent est construit sur la façon de travailler de l'entreprise qui l'utilise. Le premier appel sert à voir ce qu'un agent reprendrait chez vous.