Moteur de recherche IA pour l'entreprise : retrouver un document en posant une question

Pourquoi la recherche de SharePoint ou d'un drive ne suffit-elle pas ?

Parce qu'il faut connaître le bon mot. La recherche intégrée à Microsoft 365, gratuite, est décrite par Microsoft lui-même comme une recherche par mots-clés, sans recherche sémantique. Elle trouve un fichier qui contient vos termes ou porte un nom proche.

Or vos équipes ne se souviennent pas du nom des fichiers. Elles se souviennent du client, du projet, de la personne qui l'a écrit. « La proposition qu'on avait faite pour un réseau de garages l'an dernier » ne contient aucun mot-clé exploitable.

Le résultat est une liste de fichiers à ouvrir un par un. Selon le McKinsey Global Institute (2012), les travailleurs du savoir passent près de 20 % de leur semaine à chercher l'information interne.

Qu'est-ce qu'un moteur de recherche IA d'entreprise ?

C'est une recherche qui comprend le sens de la question. Vous écrivez comme vous parleriez à un collègue, et elle retrouve les documents qui traitent du sujet, même avec d'autres termes.

Elle repose souvent sur le RAG, ou « génération augmentée par la recherche ». L'IA cherche d'abord les passages utiles dans vos documents, puis rédige sa réponse à partir d'eux. Elle ne répond donc pas de mémoire.

Chez Saména, les documents sont lus à l'avance et reliés entre eux par client, projet, méthode et équipe. La recherche part de cette carte de votre entreprise, dans votre vocabulaire.

Retrouver un document ou obtenir une réponse : quelle différence ?

Retrouver un document, c'est obtenir le bon fichier. Vous l'ouvrez, vous le lisez, vous en tirez ce qu'il vous faut. C'est déjà un gain quand la recherche classique ne donnait rien.

Obtenir une réponse, c'est poser la question elle-même : « Quelle méthode avons-nous suivie pour ce client ? » L'agent lit les documents concernés et répond, en citant chaque source pour que vous puissiez vérifier.

Saména fait les deux : il renvoie au document d'origine et peut en tirer une réponse, une note, un Word ou un PowerPoint. Ce que font ces agents au-delà de la recherche est décrit dans « Agent IA pour entreprise : définition, exemples et mise en place ».

Peut-on chercher par client, projet, méthode ou équipe ?

Oui, et c'est souvent ainsi que les équipes cherchent. Comme chaque document est relié aux autres, une question peut combiner plusieurs critères.

• Par client : tout ce qui a été produit pour un client donné, quel que soit le dossier où il est rangé
• Par projet : les comptes rendus, livrables et échanges liés à un même projet
• Par méthode : les projets menés avec une approche donnée, pour repartir de ce qui a marché
• Par équipe : qui a travaillé sur quel client et sur quel type de projet

Qui voit quoi : droits et confidentialité ?

Avec Saména, vous choisissez les dossiers lus, sur SharePoint, OneDrive ou Dropbox. Un dossier que vous n'avez pas choisi n'est pas lu. L'accès est en lecture seule : aucun fichier n'est modifié, déplacé ni conservé.

Ce que Saména retient de vos documents est chiffré avec une clé propre à votre entreprise. La clé maître est stockée hors de la base. Les serveurs sont en France, la base de données dans l'Union européenne.

Les modèles qui lisent vos documents sont ceux de Mistral AI, sous contrat sans entraînement sur vos données. Le détail est dans la page « Où vont nos données avec une IA d'entreprise ? ».

Copilot, Glean, connecteurs de ChatGPT ou Claude : que valent-ils pour une PME ?

Microsoft Copilot Search comprend les questions en langage courant et couvre Microsoft 365 et plus de 100 connecteurs. Il demande une licence Copilot, ajoutée par utilisateur à Microsoft 365. Il montre à chacun ce qu'il a le droit d'ouvrir : revoyez vos droits de partage avant de le déployer.

Glean est un moteur de recherche d'entreprise avec IA. Il annonce plus de 275 connecteurs et respecte les droits de chaque outil connecté. Ses tarifs ne sont pas publiés : il faut demander une démo.

ChatGPT et Claude proposent des connecteurs vers SharePoint ou Microsoft 365, activés par l'administrateur. L'assistant cherche alors dans les fichiers que chaque salarié peut ouvrir. Les conditions varient selon l'offre : à vérifier auprès de l'éditeur.

Ces outils cherchent dans vos fichiers au moment de la question. Saména a lu vos documents avant, les a reliés par client, projet, méthode et équipe, et ses ingénieurs construisent des agents pour vos tâches. La page « Quelle IA pour votre PME ? Les options en 2026, et comment choisir » compare ces familles.

Où utilise-t-on cette recherche au quotidien ?

Dans l'application Saména, où vos agents connaissent déjà vos documents, sans copier-coller.

Ils sont aussi accessibles depuis Claude, ChatGPT ou Copilot. Dans les deux cas, chaque réponse renvoie au document d'où elle vient.

Le branchement aux fichiers est expliqué dans la page « IA branchée sur SharePoint, OneDrive ou Dropbox : comment ça marche ? ».

Questions fréquentes

Faut-il renommer ou trier nos fichiers avant ?

Non. Vos documents sont lus tels qu'ils sont rangés aujourd'hui. Les liens entre clients, projets, méthodes et équipes se font à partir de leur contenu.

La recherche IA remplace-t-elle la recherche de SharePoint ?

Non, elle s'y ajoute. Pour retrouver un fichier dont vous connaissez le nom, la recherche de SharePoint suffit. La recherche IA sert quand vous savez de quoi parle le document, sans savoir où il est.

Comment savoir si l'IA a inventé une réponse ?

Chaque réponse cite les documents d'où elle vient. Vous ouvrez la source et vérifiez avant de réutiliser ce qui est écrit.

Quelles sources de documents sont prises en charge ?

SharePoint, OneDrive et Dropbox, en lecture seule. Vous choisissez les dossiers lus, et vous pouvez commencer par ceux d'un seul service.

Combien coûte un moteur de recherche IA pour une PME ?

Chez Saména, un forfait de mise en service selon le volume de documents, puis un abonnement mensuel pour toute l'entreprise, utilisateurs illimités. Les tarifs se donnent en démo.