L'IA dans une agence immobilière : quelles tâches confier à un agent ?

Exemples d’agents que nous construisons pour une agence immobilière

Chaque agent est construit sur mesure, sur vos outils ; quelques exemples :

• L'agent des demandes entrantes : lit les mails des portails et du site, qualifie l'acquéreur et le rattache aux biens qui correspondent dans votre logiciel.
• L'agent du dossier de vente : liste les pièces reçues et manquantes avant le compromis et relance le vendeur jusqu'au dossier complet.
• L'agent de l'annonce : part des photos, des notes de visite et des diagnostics pour rédiger l'annonce et la fiche du bien.
• L'agent des visites : le négociateur dicte une note vocale après la visite, l'agent met à jour la fiche et prépare le compte rendu au vendeur.
• L'agent des procès-verbaux d'assemblée : lit les PV de l'immeuble et sort les travaux votés ou à venir, page à l'appui.
• L'agent locataires : lit les mails entrants, ouvre la demande dans votre logiciel de gestion et prépare la réponse à partir du bail.
• L'agent des candidatures : vérifie les pièces de chaque dossier de location, signale ce qui manque et relance le candidat.
• L'agent des fins de bail : compare l'état des lieux d'entrée et celui de sortie, photos comprises, et liste les différences pièce par pièce.
• L'agent des échéances : suit les fins de mandat, les révisions de loyer et les renouvellements de bail, et vous prévient avant la date.
• L'agent du point hebdomadaire : prépare pour la direction l'état des mandats, des visites, des compromis en cours et des impayés signalés.

Compléter un dossier de vente avant le compromis ?

Titre de propriété, diagnostics, documents de copropriété, pièces d'identité : un dossier de vente se monte par morceaux, au fil des mails du vendeur. L'agent classe ce qui arrive, dresse la liste de ce que le notaire attendra et de ce qui manque, et relance le vendeur jusqu'au dossier complet.

Il lit aussi les procès-verbaux d'assemblée générale de l'immeuble et en sort les travaux votés ou à venir, chaque point renvoyant à la page d'où il vient : le négociateur répond à l'acquéreur sans relire cinquante pages.

Rédiger les mandats et les annonces ?

À partir des photos, des notes de visite et des diagnostics, l'agent prépare le mandat dans votre modèle et l'annonce, prête à relire avant diffusion sur les portails.

La loi Hoguet impose d'inscrire et de numéroter chaque mandat dans le registre des mandats. L'agent rapproche les mandats en cours du registre et signale un écart ou un mandat qui arrive à échéance.

Répondre aux locataires et aux propriétaires ?

Une quittance, une attestation, une question sur la régularisation des charges, un préavis, une fuite : l'agent identifie le lot, ouvre la demande dans votre logiciel de gestion et prépare la réponse à partir du bail, de l'état des lieux, des échanges précédents et des procédures du cabinet, en citant ses sources.

Pour une quittance ou un accusé de réception, il peut répondre seul si vous l'avez choisi. Un litige ou un impayé passe toujours par le gestionnaire.

Suivre les dossiers de location et les fins de bail ?

Pour un dossier de candidature, l'agent dit ce qui est arrivé et ce qui manque, et relance le candidat. En fin de bail, il compare l'état des lieux d'entrée et celui de sortie, photos comprises, et liste les différences pièce par pièce.

L'état des lieux sert à justifier d'éventuelles retenues sur le dépôt de garantie : le gestionnaire décide du montant en partant de la liste de l'agent, au lieu de comparer deux documents ligne à ligne.

Tenir les dossiers de vigilance anti-blanchiment ?

Au titre de la lutte contre le blanchiment (LCB-FT), l'agence doit identifier ses clients et les bénéficiaires effectifs, vérifier leur identité et conserver les justificatifs ; la DGCCRF contrôle ces obligations. L'agent lit chaque dossier, liste les justificatifs présents et manquants, et relance le client avant la signature.

L'appréciation du risque et toute déclaration à Tracfin restent au professionnel.

Où vont les dossiers de nos clients ?

Pièces d'identité, avis d'imposition, bulletins de salaire : vos dossiers contiennent des données personnelles. Vos fichiers restent dans SharePoint, OneDrive ou Dropbox ; Saména les lit en lecture seule et n'en garde aucune copie.

Ce que Saména en retient est chiffré avec une clé propre à votre agence. Les serveurs de traitement sont en France, la base de données dans l'Union européenne. Vous choisissez le modèle : Claude, des modèles d'OpenAI, ou Mistral si vous préférez un modèle français. Il tourne en Europe, sans conserver vos données. Si vos exigences l'imposent, Saména s'installe sur votre propre infrastructure, et tout s'efface sur demande.

Par où commencer ?

Tout part d'un appel d'une demi-heure : nous regardons comment votre agence travaille, de la prise de mandat à la gestion des lots, et sur quels outils.

Nos ingénieurs construisent ensuite les agents sur votre façon de faire, branchés sur vos documents, votre messagerie et votre logiciel de transaction ou de gestion. En général, un premier agent tourne deux semaines après l'appel, dans l'application Saména, sur WhatsApp ou depuis Claude, ChatGPT ou Copilot.

Nous restons ensuite pour faire évoluer vos agents et en ajouter. Il y a un forfait de mise en service, puis un abonnement mensuel ; les montants se donnent pendant l'appel.

Questions fréquentes

Saména travaille-t-il déjà avec des agences immobilières ?

Saména travaille aujourd'hui dans le conseil, l'ingénierie environnementale et un réseau de garages automobiles, et chaque agent est construit sur la façon de travailler de l'entreprise qui l'utilise. Le premier appel sert à voir ce qu'un agent reprendrait chez vous.

Peut-on brancher l’agent sur notre logiciel de transaction ou de gestion ?

Oui, c'est le principe du sur mesure : nous nous branchons sur les outils que vous utilisez déjà, logiciel métier, messagerie, portails ou dossiers partagés. Vous ne changez pas de logiciel.

L’agent peut-il répondre seul à un locataire ?

Si vous le choisissez, pour des messages simples comme l'envoi d'une quittance ou un accusé de réception. Le reste part en brouillon, relu et validé par un gestionnaire avant l'envoi.

Peut-on commencer par la gestion locative seule ?

Oui. Vous pouvez démarrer avec un service et un premier agent, puis élargir à la transaction quand vous le voulez.